Fase 1: Onboarding y Recolección de Datos

Esta etapa es fundamental para establecer la base de conocimiento del agente y los canales de comunicación con el cliente.

1. Canales de Comunicación y Presentación

El primer paso para garantizar un flujo de trabajo ágil es establecer los canales de comunicación estructurados. Se trabajará con dos grupos de WhatsApp separados para mantener la organización y la comunicación fluida.

1.1. Grupo Interno de Desarrollo

Este grupo es exclusivo para el equipo de desarrollo y superiores, sin presencia del cliente.

• Responsable: El Jefe de Desarrollo o Líder de Desarrollo creará este grupo.
• Ubicación: Se creará dentro de la Comunidad de WhatsApp de Botinfy.
• Participantes:
  • Jefe de Desarrollo / Líder de Desarrollo
  • Desarrollador asignado al proyecto
  • Superiores de la empresa que necesiten estar informados
  • NO incluye al cliente
• Propósito:
  • Discutir aspectos técnicos del desarrollo
  • Coordinación interna del equipo
  • Reporte de avances a superiores
  • Resolución de problemas técnicos
  • Validaciones internas antes de presentar al cliente
• Nomenclatura sugerida: BOTINFY | [Nombre o empresa del cliente] - Interno

1.2. Grupo Externo con el Cliente

Este es el canal principal de comunicación directa con el cliente para validaciones y feedback.

• Responsable: El Líder de Oficina o Jefe de Desarrollo creará este grupo.
• Nomenclatura sugerida: BOTINFY & [Nombre o empresa del cliente]
• Foto de perfil: Añadir la foto de perfil con logo del cliente
• Participantes:
  • Líder de Oficina / Jefe de Desarrollo
  • Carlos Perez (Co Founder)
  • Desarrollador encargado del proyecto
  • Cliente y su equipo (si aplica)
• Propósito:
  • Comunicación constante para validaciones rápidas
  • Presentación de avances al cliente
  • Solicitud de información y clarificaciones
  • Demo de funcionalidades desarrolladas
  • Resolución de dudas del cliente
  • Feedback y ajustes solicitados por el cliente
• Presentación: Una vez agregado al grupo, debes presentarte formalmente ante el cliente como el desarrollador encargado de su proyecto.
• Mensaje de Bienvenida: Al crear el grupo externo, se debe enviar automáticamente un mensaje de bienvenida y presentación al cliente. Este mensaje puede ser personalizado según el equipo asignado y los puestos que participen en el proyecto:

Hola!

Bienvenido al grupo oficial de tu proyecto con Botinfy 💜🚀
Aquí te acompañaremos durante todo el proceso de desarrollo y puesta en marcha de tu bot inteligente.

Equipo asignado:
▪️ [Nombre] — Asesor comercial y seguimiento general.
▪️ [Nombre] — Encargado técnico de la configuración del bot.
▪️ [Nombre] — Acompañamiento, pruebas y ajustes posteriores a la entrega.

💜 Importante: antes de comenzar, por favor completa el formulario de levantamiento de información.
Una vez recibido, el equipo iniciará el desarrollo base de tu Agente!

¡Estamos listos para empezar a construir tu agente inteligente!

Nota: El equipo asignado indicado en el mensaje puede ser modificado según los desarrolladores y puestos específicos que participen en cada proyecto. Personaliza los nombres y roles según corresponda.

• Mensaje de Coordinación de Primera Reunión: Después del mensaje de bienvenida, se debe enviar un segundo mensaje para coordinar la primera reunión de inducción. En esta reunión se realiza una minuta y se empieza la estructura del proyecto:

🗓️  Coordinemos nuestra primera reunión de inducción
Para arrancar con el pie derecho, necesitamos coordinar una sesión de Google Meet. En esta reunión:
- Enlazaremos todas las redes sociales donde funcionará tu bot.
- Te daremos una inducción completa a la plataforma Botinfy para que conozcas todas sus funcionalidades.
Por favor, indícanos qué días y horas te funcionan mejor para agendar este encuentro.

1.3. Mejores Prácticas de Comunicación

• Separación de Canales: Mantén las discusiones técnicas en el grupo interno. Usa el grupo externo solo para comunicaciones que requieren feedback del cliente.
• Documentación: Transmite información importante del cliente al grupo interno cuando sea relevante para el desarrollo.
• Profesionalismo: Mantén un tono profesional en ambos grupos, especialmente en el grupo externo con el cliente.
• Reportes: Actualiza regularmente ambos grupos sobre el progreso del proyecto.

2. Infraestructura de Archivos

Centralizamos la información del cliente para mantener la seguridad y el orden.

• Acción: Crear una carpeta específica para el cliente dentro del Google Drive corporativo de Botinfy.
• Nomenclatura: [Nombre de la Empresa]

3. Levantamiento de Información

El "cerebro" del agente dependerá de la calidad de los datos recolectados aquí.

1. Localizar el formato maestro "Formulario de Levantamiento de Información".
2. Crear una copia de este documento y renombrarla con el del todo el formulario + nombre del cliente.
3. Mover la copia a la carpeta del cliente creada en el paso anterior.
4. Acción Externa: Enviar el enlace de edición al cliente para que complete la información requerida (FAQs, Tono de voz, Catálogo, etc.).

Nota: No avanzar a la etapa de personalización profunda hasta que este documento esté completado al 100% por el cliente.