Invitaciones y Asignar Accesos
La gestión de miembros y permisos en la plataforma de Botinfy te permite invitar a tu equipo y controlar qué pueden hacer cada miembro. Esta guía te mostrará cómo invitar miembros y asignar los accesos apropiados.
Acceder a la Gestión de Miembros
En el menú lateral izquierdo, ve a Settings (Configuración).
Busca y selecciona Team (Equipo), Members (Miembros), Users (Usuarios) o Colaboradores.
Verás una lista de todos los miembros actuales de tu cuenta.
Invitar un Nuevo Miembro
Paso 1: Iniciar la Invitación
En la vista de miembros, haz clic en + Invitar Miembro o + Añadir Usuario.
Se abrirá un formulario de invitación.
Paso 2: Completar Información del Miembro
Email del Invitado:
- Ingresa la dirección de email del nuevo miembro.
- Asegúrate de que sea el email correcto que usará para acceder.
Nombre (opcional):
- Ingresa el nombre completo del miembro.
- Esto ayudará a identificarlo en el equipo.
Rol o Permisos:
- Selecciona el rol que tendrá el miembro (ver sección de Roles más abajo).
- O configura permisos específicos manualmente.
Paso 3: Configurar Accesos Específicos
Puedes configurar accesos más granulares:
Acceso a Bots
- Todos los Bots: Acceso completo a todos los bots.
- Bots Específicos: Selecciona qué bots puede ver/editar.
- Solo Lectura: Puede ver pero no editar.
Acceso a Funciones
- Ver Conversaciones: Puede ver conversaciones activas.
- Responder Conversaciones: Puede responder en conversaciones.
- Gestionar Flujos: Puede crear y editar flujos.
- Gestionar Contactos: Puede ver y editar información de contactos.
- Ver Estadísticas: Acceso a reportes y analíticas.
- Gestionar Configuración: Puede cambiar configuraciones del sistema.
Acceso a Grupos de Agentes
- Asignar a Grupos: Selecciona a qué grupos de agentes pertenece.
- Esto determina qué conversaciones puede ver y atender.
Paso 4: Enviar la Invitación
Revisar la Configuración: Verifica que todos los permisos sean correctos.
Enviar Invitación:
- Haz clic en Enviar Invitación o Invitar.
- El sistema enviará un email de invitación al nuevo miembro.
Confirmación: Verás una confirmación de que la invitación fue enviada.
Proceso de Aceptación de Invitación
El nuevo miembro recibirá un email con:
Link de Invitación: Un enlace único para aceptar la invitación.
Instrucciones: Pasos para crear su cuenta o iniciar sesión.
Información del Rol: Descripción de los permisos que tendrá.
Para el Nuevo Miembro
- Hace clic en el link de invitación del email.
- Si no tiene cuenta, crea una cuenta nueva.
- Si ya tiene cuenta, inicia sesión.
- La invitación se aceptará automáticamente y tendrá acceso según los permisos asignados.
Roles Predefinidos
La plataforma generalmente incluye roles predefinidos:
Administrador
- Acceso completo a toda la plataforma.
- Puede gestionar miembros y permisos.
- Puede cambiar configuraciones del sistema.
- Acceso a todas las funciones y bots.
Agente
- Puede ver y responder conversaciones asignadas.
- Acceso limitado a configuración.
- Puede ver estadísticas básicas.
- No puede editar flujos ni configuración avanzada.
Supervisor
- Puede ver todas las conversaciones.
- Puede gestionar agentes y asignar conversaciones.
- Acceso a estadísticas y reportes.
- Puede editar algunos flujos y configuraciones.
Editor
- Puede crear y editar flujos.
- Puede gestionar contactos y etiquetas.
- Puede ver estadísticas.
- No puede gestionar miembros ni configuración del sistema.
Solo Lectura
- Puede ver conversaciones y estadísticas.
- No puede hacer cambios ni responder.
- Útil para stakeholders que solo necesitan ver información.
Editar Permisos de un Miembro Existente
Para cambiar los permisos de un miembro ya existente:
Abrir el Perfil del Miembro: Haz clic en el miembro de la lista.
Editar Permisos:
- Busca la sección Permisos o Roles.
- Haz clic en Editar.
Modificar Accesos:
- Cambia el rol o ajusta permisos específicos.
- Modifica acceso a bots si es necesario.
- Actualiza grupos de agentes.
Guardar Cambios: Haz clic en Guardar para aplicar los cambios.
Gestionar Acceso a Bots Específicos
Asignar Acceso a Bots Individuales
- Abre el perfil del miembro.
- Ve a la sección Acceso a Bots.
- Selecciona los bots específicos a los que tendrá acceso.
- Para cada bot, puedes configurar:
- Lectura y Escritura: Puede ver y editar.
- Solo Lectura: Solo puede ver.
- Sin Acceso: No puede acceder a ese bot.
Acceso por Defecto
Puedes configurar que nuevos bots se asignen automáticamente a ciertos miembros:
- En la configuración del miembro, busca Acceso por Defecto.
- Configura si los nuevos bots se asignan automáticamente.
- Esto facilita la gestión cuando creas muchos bots.
Asignar a Grupos de Agentes
Para que un miembro pueda atender conversaciones:
Añadir a Grupo de Agentes:
- Abre el perfil del miembro.
- Ve a la sección Grupos de Agentes.
- Selecciona los grupos a los que pertenecerá.
Configurar Disponibilidad:
- Define el horario de trabajo del miembro.
- Configura su estado de disponibilidad por defecto.
Permisos de Conversación:
- Asegúrate de que tenga permisos para "Responder Conversaciones".
- Configura si puede transferir conversaciones.
Revocar Acceso
Para eliminar o suspender el acceso de un miembro:
Abrir el Perfil: Abre el perfil del miembro que deseas eliminar.
Eliminar o Suspender:
- Suspender: Desactiva temporalmente el acceso sin eliminar al miembro.
- Eliminar: Elimina permanentemente al miembro del equipo.
Confirmar: Confirma la acción.
Nota: Algunas plataformas pueden requerir transferir conversaciones activas antes de eliminar un miembro.
Reenviar Invitación
Si un miembro no recibió la invitación o expiró:
- Busca el miembro en la lista (aparecerá como "Pendiente").
- Haz clic en Reenviar Invitación.
- Se enviará un nuevo email de invitación.
Ver Estado de Invitaciones
En la lista de miembros puedes ver:
- Activos: Miembros que han aceptado y tienen acceso.
- Pendientes: Invitaciones enviadas pero no aceptadas.
- Suspendidos: Miembros con acceso temporalmente desactivado.
Mejores Prácticas
- Principio de Menor Privilegio: Asigna solo los permisos necesarios para cada rol.
- Revisión Regular: Revisa periódicamente los permisos de los miembros.
- Documentación: Documenta qué hace cada rol para tu equipo.
- Seguridad: No compartas cuentas, cada miembro debe tener su propia cuenta.
- Comunicación: Informa a los miembros sobre cambios en sus permisos.
- Auditoría: Revisa regularmente quién tiene acceso a qué.
- Eliminación: Elimina miembros que ya no forman parte del equipo.
Permisos Granulares Comunes
Gestión de Conversaciones
- Ver conversaciones propias
- Ver todas las conversaciones
- Responder en conversaciones
- Transferir conversaciones
- Cerrar conversaciones
- Ver historial completo
Gestión de Contenido
- Crear flujos
- Editar flujos propios
- Editar todos los flujos
- Eliminar flujos
- Crear plantillas
- Editar plantillas
Gestión de Contactos
- Ver contactos
- Editar contactos
- Crear contactos
- Eliminar contactos
- Importar/exportar contactos
Analíticas
- Ver estadísticas propias
- Ver todas las estadísticas
- Exportar reportes
- Ver reportes financieros (si aplica)
Configuración
- Editar configuración del bot
- Gestionar integraciones
- Gestionar miembros
- Cambiar configuración del sistema
Solución de Problemas
El Miembro No Recibió la Invitación
- Verifica que el email sea correcto.
- Revisa la carpeta de spam.
- Reenvía la invitación.
El Miembro No Puede Acceder
- Verifica que haya aceptado la invitación.
- Confirma que los permisos sean correctos.
- Revisa si la cuenta está suspendida.
Cambiar Permisos No Funciona
- Asegúrate de tener permisos de administrador.
- Verifica que el miembro no tenga permisos heredados de otro rol.
- Confirma que los cambios se guardaron correctamente.